Ohälsosam arbetsbelastning ökar risken för utmattning och psykisk ohälsa

För att förbättra arbetsmiljön behöver vi förstå hur vår hjärna arbetar kognitivt, och att våra kognitiva förmågor påverkas av vår omgivning.

Kognitiva belastningar kan finnas både på den fysiska arbetsplatsen och i själva arbetsuppgifterna. På arbetsplatsen kan det handla om hur rummen är organiserade och möblerade, om yttre störningar; till exempel buller eller prat, och tekniska störningar i form av uppdateringar eller installationer med mera. När det gäller arbetsuppgifterna innehåller de ofta krävande tankearbete som ställer höga krav på problemlösning och koncentration.

Arbetsuppgifter som belastar våra kognitiva förmågor

I dagens arbetsliv använder vi alltmer tid för att lösa krävande uppgifter. Människan är bra på att lösa komplexa problem, men arbetsminnets kapacitet är begränsat. Till exempel kan det vara svårt att komma ihåg lösenord och hur dataprogrammen fungerar, vilket inte betyder att det är fel på människan utan att arbetsminnet är upptaget av annat.

Arbetsmiljöundersökningen från 2017 visar också att stress och psykiska besvär har blivit vanligare, och att vi känner oss tröttare. Allt detta gör att vi måste anstränga oss ännu mer för att uppnå koncentration, och det leder i sin tur till att den kognitiva belastningen ökar.

Arbetsmiljön 2017

Det har blivit vanligare att arbeta med uppdrag i stället för att ha tydliga arbetsbeskrivningar. Den arbetsformen ställer höga kognitiva krav på oss i form av planering och organisation både på kort och lång sikt, att ha koll på helheten och detaljer samtidigt. Att arbeta i projekt förutsätter också samarbete, vilket i sin tur kan leda till högre belastning genom att man har fler personer att förhålla sig till. Man behöver hantera all information som sägs och visas samtidigt som man behöver följa sociala koder.

Vi måste ändra synen på hur vi kan stimulera och belasta hjärnan. Vi behöver ta till oss att tänka är att arbeta. Att tänka intensivt är ansträngande på motsvarande sätt som att bära tungt. Man orkar fokusera en kort stund och efter det behöver man återhämta sig precis som om man bär tungt.

Avbrott och störningar i arbetsmiljön

Vi utsätts för många störningar på våra arbetsplatser. Det kan handla om prat, buller eller ljud från maskiner. Tekniken påkallar också vår uppmärksamhet allt oftare i form av mejl, programuppdateringar och problem av olika slag. Alla de här störningarna avbryter våra tankar och gör att vi tappar koncentrationen. Det kan ta upp till en halvtimme att återfå den – något som i sig ökar den kognitiva belastningen.

Det stöd som tidigare har funnits i strukturer och omgivning minskar. De flesta arbetsplatser har till exempel ersatt synliga papper med ”osynliga” digitala strukturer, vilket kan leda till en känsla av att arbetet blir mer abstrakt och osynliggjort. För att minska den kognitiva belastningen behöver du som ansvarar för arbetsmiljön fundera över hur ni kan ta fram bättre stödstrukturer i en digital arbetsmiljö. Det kan exempelvis handla om att göra eller köpa in användarvänliga och lättbegripliga system.

Om vi arbetar med kunskapsintensiva uppgifter i en miljö där det pratas minskar prestationen med cirka 10 %. Buller påverkar också uppmärksamheten negativt och kan leda till nedsatt förståelse och minne.

Om vi på vår fritid grubblar över möjliga fel vi kan ha gjort i arbetet, blir det mindre tid för återhämtning, då ökar belastningen vilket i sin tur kan bidra till stressymptom.

Utmattningssymptom

Antalet sjukskrivna med utmattningssymptom har sexdubblats sedan år 2010 på grund av ökad arbetsrelaterad stress. Arbetstagare som får utmattningssyndrom har ofta utsatts för långvarig stress med hög kognitiv belastning. Sjukskrivningarna för detta är ofta långa och risken för återfall är hög om man kommer tillbaka för tidigt och till samma arbetssituation. Symptomen kommer oftast smygande under flera år.

Tidiga tecken är bland andra

• koncentrationssvårigheter
• nedsatt minne
• trötthet som inte försvinner trots god sömn
• upprepade infektioner
• magont
• minskad sexlust

Själva insjuknandet kan komma gradvis eller plötsligt. En person med utmattningssyndrom kan

• få hjärtklappning och/eller yrsel
• bli lättirriterad
• bli ljudkänslig
• få svårt att planera
• svårt att orientera sig
• svårt att läsa
• svårt att följa med i samtal
• känna sig utmattad

Så här kan du arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete

Det är du som arbetsgivare som har ansvar för att skapa en bra arbetsmiljö, och för att ingen ska bli sjuk eller skada sig på grund av jobbet. I ert systematiska arbetsmiljöarbete ska du tillsammans med skyddsombud och övriga arbetstagare regelbundet

• undersöka arbetsmiljön
• bedöma riskerna för att någon kan komma till skada eller bli sjuk
• åtgärda det som behöver åtgärdas
• följa upp och kontrollera så att åtgärderna har fått avsedd effekt.

Arbetsmiljöarbete handlar om att skapa goda förutsättningar för alla arbetstagare, oavsett vilka förutsättningar de har. Människor har olika styrkor och svagheter fysiskt, emotionellt och kognitivt. En del har lättare att sortera bort störningar än andra. Vissa har lätt att minnas sakkunskaper, andra kommer ihåg mänskliga möten bättre än fakta. Vissa kan snabbt orientera sig i nya miljöer, andra behöver studera kartan noggrant för att hitta.

Frågor som skapar bra förutsättningar för alla

Är det tydligt vad alla arbetstagare måste göra, hur de ska prioritera och vilket stöd som finns? Det är avlastande att veta vad som förväntas av en, och att man kan förutse sina arbetsuppgifter.

• Finns det tillräckligt med tid för att lära in nya saker? Och för att öva och repetera dessa?
• Är all kommunikation och alla instruktioner lätta att förstå för alla arbetstagare?
• Finns det förståelse för att koncentrationskrävande uppgifter kräver tid och energi?
• Är belastningen på koncentration och minne rimligt? Är antal arbetsuppgifter lagom?

Minska belastning genom att organisera och bygga bort störningar och avbrott

Många olika faktorer ökar den kognitiva belastningen. Till exempel kan buller och otillräcklig ventilation öka tröttheten och därmed sänka koncentrationen men det är också viktigt hur vi förhåller oss till varandra. Se över hur arbetsplatsen kan förbättra miljön på följande punkter:

• Minska störningar i form av prat, buller och lukter.
• Minska störningar på grund av att människor rör sig.
• Skapa tydlighet hos personalen kring bemötande och beteende i olika delar av lokalerna.
• Kom överens om när man behöver vara nåbar, och hur man kan markera behov av tystnad.
• Ordna ostörda tider och platser.

Minska belastning genom att begränsa informationsflödet och strukturera arbetsuppgifterna

Skapa ett gemensamt förhållningssätt när det gäller

• att urskilja vad alla medarbetare behöver veta, och vad som bara är viktigt för en viss grupp
• vilka mejl som ska skickas till vilka personer – alla behöver inte få allt, men alla ska ha möjlighet att vara delaktiga
• att skapa lättbegripliga strukturer i den digitala abstrakta världen
• att hjälpas åt att enkelt hitta rätt till väsentlig information, i stället för att bara hänvisa till intranätet
• att kunna förutse uppgifter och tidsplaner för att alla ska veta vad som förväntas av en.

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Förutsättningarna för kognition (tankearbete) ingår i arbetsmiljöarbetet, och du som är arbetsgivare ska därför hantera detta enligt samma systematik som övriga arbetsmiljöfrågor.

I föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö regleras vilka hälsorisker som du behöver ha koll på.

Var uppmärksam på att tankearbete även kan ha koppling till olycksrisker till exempel när man tappar uppmärksamheten på grund av trötthet eller störningar.