Skyldighet att ha interna kanaler och förfaranden för rapportering

Alla verksamhetsutövare som hade 50 eller fler arbetstagare vid ingången av kalenderåret är skyldiga att ha interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning. Med arbetstagare menas i detta sammanhang anställda. Måttet på 50 eller fler arbetstagare gäller oavsett anställningsform eller arbetstidsmått, det vill säga även arbetstagare som har deltidsanställning eller tidsbegränsad anställning ska räknas in. Även lediga arbetstagare ska räknas in.

Utsedda personer eller enheter ska vara oberoende och självständiga

Ett viktigt krav i visselblåsarlagen är att funktionen som hanterar rapporteringen är oberoende och självständig. Det kan vara antingen en person eller en grupp personer som hanterar rapporteringskanalen. Det bör handla om en snäv krets av personer.

De som utses ska ha ett visst mandat att agera utan verksamhetsutövarens godkännande, till exempel mandat att inleda och avsluta utredningar eller ha frihet att formulera slutsatser från uppföljningen av rapporter utan att verksamhetsutövaren godkänner slutsatserna.

Ett annat sätt att stärka oberoende och självständighet är att behöriga personer inte rapporterar enligt den ordinarie hierarkin i verksamheten, utan direkt till en högre nivå som till exempel en styrelse, chefsjurist eller revisor.

I oberoende och självständighet ligger också att verksamhetsutövaren inte får vidta bestraffande åtgärder mot en behörig person eller enhet på grund av att denne utför sina arbetsuppgifter.

Skriftlig dokumentation av visselblåsarfunktionen

Verksamhetsutövaren ska beskriva hela visselblåsarfunktionen i skrift, det vill säga

• vilka interna rapporteringskanaler som finns och hur rapporter tas emot och hanteras
• vilka personkategorier som kan använda kanalerna
• vilka de behöriga personerna eller enheterna är
• hur rapporter dokumenteras, bevaras och rensas

Åtkomst till interna kanaler

Verksamhetsutövaren ska göra de interna kanalerna tillgängliga för följande personer som förekommer i verksamheten:

1. Arbetstagare
2. Volontärer
3. Praktikanter
4. Personer som annars utför arbete under en verksamhetsutövares kontroll och ledning (till exempel inhyrd personal)
5. Egenföretagare
6. Personer som ingår i ett företags förvaltnings-, lednings-, eller tillsynsorgan, om verksamhetsutövaren är ett företag
7. Aktieägare som är verksamma i bolaget, om verksamhetsutövaren är ett aktiebolag

Rapportering ska kunna ske på olika sätt

Genom de interna kanalerna ska en rapporterande person kunna rapportera skriftligt, muntligt och vid ett fysiskt möte.

Den som rapporterar ska få en bekräftelse inom sju dagar på att rapporten är mottagen. Det gäller dock inte om personen avsagt sig rätten att få en bekräftelse. Det gäller inte heller om mottagaren kan anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet. Det kan till exempel handla om att personen använder sin e-postadress som används i anställningen. Om en bekräftelse då skickas till denna e-postadress kan det innebära en risk för att andra får kännedom om att personen rapporterat, och därmed avslöjar dennes identitet.

Den person som rapporterar ska också i rimlig omfattning få återkoppling om vilka åtgärder som vidtagits som uppföljning. Den rapporterande personen ska få information om uppföljningen på ett så heltäckande sätt som möjligt. Det innebär dock att man inte nödvändigtvis alltid har rätt att få information om samtliga åtgärder som har vidtagits som uppföljning och skälen för dem. Det kan finnas hinder att återkoppla till exempel på grund av tystnadsplikt och sekretess.

Om det blir aktuellt ska den som rapporterar få information om att en uppgift som kan identifiera denne kommer att lämnas ut, om inte informationen gör att syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras. Uppgifter som kan identifiera en person är namn, personnummer och adress. Det kan också vara en uppgift om var personen arbetar eller vilken funktion personen har i organisationen.

Tydlig och lättillgänglig information om visselblåsarfunktionen

Verksamhetsansvarig ska lämna tydlig och lättillgänglig information om hur man ska gå till väga för att rapportera internt via de interna kanalerna.

Med tydlig och lättillgänglig, menas att informationen ska vara begriplig och anpassad för personer i verksamheten och att det inte ska vara svårt att hitta den.

Det ska också finnas tydlig och lättillgänglig information om hur rapportering görs externt till behöriga myndigheter. För att fylla sitt syfte måste informationen som ett minimum innehålla kontaktuppgifter till de behöriga myndigheternas externa rapporteringskanaler och en beskrivning av vad det innebär att rapportera externt.

I offentlig verksamhet finns även krav på information om det som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen om meddelarfrihet och anskaffarfrihet.

I verksamheter där det är aktuellt ska det också finnas information om efterforskningsförbud och repressalieförbud. Information kan lämnas muntligen eller skriftligen, till exempel vid utbildningsinsatser eller på ett intranät.

Dokumentation, bevarande och rensning av rapporter

Om rapportering sker muntligt ska det dokumenteras genom en inspelning eller genom ett upprättat protokoll.

Med inspelning menas att hela samtalet spelas in för att kunna sparas i en varaktig och åtkomlig form, till exempel en datafil eller något annat känt filformat för ljud. Med protokoll menas en skriftlig redogörelse för de uppgifter som lämnats och ska täcka de uppgifter i sak som lämnats, det behöver alltså inte vara fråga om en transkribering.

Om muntlig rapportering sker på något annat sätt än vid ett fysiskt möte så får man dokumentera detta på annat sätt än genom inspelning och protokoll. Det kan ske genom en utskrift av samtalet genom att alla muntliga uppgifter som lämnats i sin helhet omvandlas till skriven text utan att materialet redigeras, det vill säga transkribering. Dokumentation får också ske på annat lämpligt sätt. Vad som är ett lämpligt sätt får avgöras från fall till fall med utgångspunkt i att dokumentationen ska kunna användas som bevisning i rättsliga förfaranden och vid verkställighetsåtgärder.

För att rapporteringen ska få spelas in krävs att den rapporterande personen samtycker till det. Ett sådant samtycke måste inhämtas innan inspelningen påbörjas. Det kan till exempel ske genom att information ges om att eventuella muntliga rapporteringar kommer att spelas in.

Den rapporterande personen ska ges möjlighet att kontrollera, rätta och godkänna en utskrift eller ett protokoll genom underskrift. Denna rättighet finns inte om rapportering till exempel. skett genom en inspelning.

Verksamhetsutövare som driver privat verksamhet och har interna rapporteringskanaler, är skyldiga att bevara skriftliga rapporter och dokumentation av muntliga rapporteringar så länge som det är nödvändigt. Bevarandet får dock inte ske längre än två år efter att ett uppföljningsärende har avslutats, därefter ska de raderas (gallras). Skyldigheten att både bevara och gallra får överlåtas till någon annan, till exempel en leverantör av visselblåsartjänster. Ansvaret för att bevarande och gallring sker enligt lagen, ligger dock alltid kvar hos verksamhetsutövaren.

Vissa verksamhetsutövare får dela rapporteringskanaler

Verksamhetsutövare som driver privat verksamhet och har mellan 50 och 249 arbetstagare vid ingången av kalenderåret får dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning med varandra. De förfaranden som får delas är

1. mottagande av rapporter
2. utredning av de förhållanden som har rapporterats. Det innefattar dock inte att ha kontakt med den rapporterande personen

Även kommuner får dela interna rapporteringskanaler och förfaranden för rapportering och uppföljning med varandra. Detta innefattar också kommunala bolag, stiftelser och föreningar, som också omfattas av skyldigheten att ha kanaler och förfaranden. Till skillnad mot privata verksamhetsutövare får de dela samtliga förfaranden för rapportering och uppföljning.