En arbetsmiljöpolicy beskriver hur ni vill ha det på jobbet för att må bra. Ert långsiktiga arbetsmiljöarbete ska utgå från vad er policy säger. Det är därför bra om policyn är konkret och lätt att förstå.  

Här är exempel på vad ni kan fråga er själva när ni tar fram er arbetsmiljöpolicy:

• Hur vill vi att arbetsmiljön ska vara?
• Varför är arbetsmiljöarbete viktigt hos oss?
• Vad vill vi fokusera på för att skapa en bra arbetsmiljö hos oss?
• Vilka arbetsmiljöregler är särskilt viktiga för vår verksamhet?

Skriv ner er arbetsmiljöpolicy om ni är minst tio arbetstagare i verksamheten, men det är alltid bra att ha den nedskriven oavsett hur många ni är.

Här hittar du exempel på hur en arbetsmiljöpolicy kan se ut.

LÄNK  03 – Arbetsmiljöpolicy, pdf

Här hittar du en mall för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet.

LÄNK 03 - Arbetsmiljöpolicy, rtf

Som arbetsgivare ska du varje år följa upp ert SAM. Då får ni reda på om ni har satt ert arbetsmiljöarbete i system och om det fungerar.

Ni kan behöva följa upp om ert SAM fungerar oftare än en gång om året. Det kan vara till exempel efter en omorganisation, vid ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud.

Skriv alltid ned uppföljningen om ni är minst tio arbetstagare i verksamheten. Oavsett hur många ni är ska ni ändå följa upp ert SAM.

Här hittar du exempel på hur rutiner för uppföljningen och själva uppföljningen kan se ut:

LÄNK 10 - Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), pdf

LÄNK 10.1 - Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), pdf

Här hittar du mallar för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet:

LÄNK 10 - Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), rtf

LÄNK 10.1 - Blankett för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), rtf

Det är viktigt att arbetstagare, arbetsgivare och eventuella skyddsombud medverkar i arbetsmiljöarbetet. Samarbetet skapar ett mer effektivt arbetsmiljöarbete för att ni delar kunskap och information. Därför fungerar medverkan bäst när det får vara en naturlig del i arbetsplatsträffar, veckomöten eller liknande.

Du som är arbetsgivare har alltid ansvaret för arbetsmiljöarbetet och ska därför se till att arbetstagare och skyddsombud får möjlighet att medverka.

Länk till Skyddsombud och arbetsmiljöombud

Här hittar du exempel på hur en rutin för medverkan kan se ut:

Länk 04 - Samverkan, pdf

Här hittar du en mall för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet:

Länk 04 - Samverkan, rtf

Ni ska ha rutiner som beskriver hur ert SAM ska gå till.

I rutinerna ska det stå

• när och hur delarna i SAM ska genomföras, till exempel riskbedömning och medverkan
• vem som ska se till att det görs
• vilka som ska medverka.

Gör en arbetsmiljöhandbok med alla rutiner

Om ni vill kan ni ha alla rutiner och blanketter samlade på ett ställe. Då har ni skapat en arbetsmiljöhandbok.

Här hittar du alla våra mallar för rutiner och blanketter i en zip-fil om du inte har egna:

LÄNK Zip fil med alla mallar och blanketter

Här hittar du alla våra exempel på rutiner i en zip-fil:

LÄNK Zip fil med alla exempel

 

 

Du som arbetsgivare kan dela ut uppgifter i SAM till chefer och andra anställda i verksamheten. Arbetsgivaren har alltid kvar sitt ansvar för arbetsmiljön, även om arbetsmiljöuppgifter har delats ut.

Den som har fått en arbetsmiljöuppgift behöver ha tid, kunskap, befogenheter och resurser för att kunna utföra den. Ibland kanske det saknas förutsättningar för att kunna utföra uppgiften och då är det viktigt att kunna föra en dialog. Om personen fortfarande saknar något har personen rätt att lämna tillbaka arbetsmiljöuppgiften.

Exempel på vad en arbetsmiljöuppgift kan vara

En arbetsmiljöuppgift kan till exempel vara att

• genomföra riskbedömningar, vidta åtgärder och ta fram handlingsplaner
• säkerställa att de åtgärder ni har gjort har fått effekt
• utreda tillbud och olyckor
• introducera nya medarbetare, vikarier och återintroducera de som har varit borta en längre tid
• hjälpa arbetstagare att prioritera arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning.

Fördelningen kan se olika ut i olika slags verksamheter. I små företag behöver arbetsmiljöuppgifter ofta inte delas ut i lika stor utsträckning som i större verksamheter.

Här hittar du exempel på hur rutinen för uppgiftsfördelningen och själva uppgiftsfördelningen kan se ut.

LÄNK Fördelning av arbetsmiljöuppgifter, pdf

LÄNK Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter

Här hittar du mallar för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet.

LÄNK Fördelning av arbetsmiljöuppgifter, rtf

LÄNK Blankett för fördelning av arbetsmiljöuppgifter, rtf

Arbetsgivaren ska se till att alla arbetstagare har tillräckliga kunskaper om de egna arbetsuppgifterna och riskerna som de kan komma i kontakt med i arbetet. Arbetstagarna behöver också få kunskaper om hur riskerna kan förebyggas.

Ta fram instruktioner

Arbetsmoment som innebär allvarliga risker ska ha skriftliga instruktioner.

Det är viktigt att instruktionerna är

• lätta att förstå
• uppdaterade
• lättillgängliga på arbetsplatsen.

Alla instruktioner behöver vara anpassade efter vad varje arbetstagare behöver för att förstå dem. Det kan vara att till exempel komplettera de skriftliga instruktionerna med muntliga genomgångar eller se till att instruktionerna finns tillgängliga på olika språk.

Ge arbetstagare en introduktion

Alla behöver få en introduktion när de börjar ett arbete, får nya arbetsuppgifter eller kommer tillbaka från en längre frånvaro. Anpassa introduktionen till arbetstagaren och vad hen behöver för att förstå sina arbetsuppgifter och sin roll i verksamheten.

Här kan du läsa mer om introduktion och att vara nyanställd:

Länk till ”För dig som nyanställd”

Här hittar du exempel på vad en checklista för introduktion kan innehålla:

Länk 06.1 - Kunskaper checklista introduktion, pdf

Här hittar du en mall för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet:

Länk 06.1 - Kunskaper checklista introduktion, rtf

Exempel och mallar för kunskapsfrågor

Exempel på hur en rutin för kunskap och kompetens kan se ut:

Länk 06 - Kunskaper och kompetens, pdf

Mall för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet:

Länk 06 - Kunskaper och kompetens, rtf

Ta hjälp av företagshälsovård när det behövs

Ibland saknas kunskap i den egna verksamheten om vad och hur något ska göras för att förbättra arbetsmiljön. Då måste arbetsgivaren ta hjälp av företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig.

Företagshälsovården kan upphandlas utifrån eller vara en självständig del av verksamheten. Både arbetsgivare och arbetstagare ska kunna använda tjänsterna. Därför ska hjälpen vara neutral i förhållande till arbetsgivare och arbetstagare.

De som anlitas ska ha tillräcklig kompetens och tillräckliga resurser för detta arbete. Det definieras tydligare i arbetsmiljölagen.

Läs mer:

Länk till Arbetsmiljölagen

För att kunna förebygga ohälsa och olyckor måste ni undersöka arbetsmiljön och ta reda på vilka risker som finns i er verksamhet.

Se er omkring på er arbetsplats

Ni kan till exempel fundera över:

• Vad som skulle kunna vara farligt på er arbetsplats?
• Är det sannolikt att det farliga händer?
• Hur allvarligt är det om det händer?

Kom ihåg att risker inte bara är fysiska, utan ofta kan finnas i den sociala eller organisatoriska arbetsmiljön.

Här hittar du exempel på en rutin för att undersöka arbetsplatsen för att hitta risker.

LÄNK 07 - Undersöka arbetsmiljön, pdf

Här hittar du en mall för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet.

LÄNK 07 - Undersöka arbetsmiljön, rtf

Det är riskerna i er verksamhet som avgör hur ofta undersökningar och riskbedömningar behöver göras.

Bedöm riskerna

När ni har undersökt arbetsmiljön och identifierat riskerna, behöver du som arbetsgivare bedöma riskerna. Riskbedömningen ska alltid skrivas ner. I den ska det stå vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte.

Ni ska alltid göra riskbedömningar när ni planerar förändringar i verksamheten. Det kan till exempel vara vid omorganisationer, digitalisering, flytt eller ombyggnationer.

På sidan om riskbedömning kan du läsa mer om vad en risk är och vad du behöver tänka på:

Länk till riskbedömning

Här hittar du exempel på rutiner för riskbedömning och handlingsplan.

LÄNK 08 - Riskbedöma, vidta åtgärder, handlingsplan, pdf

LÄNK 08.1 - Blankett för riskbedömningar och handlingsplan, pdf

LÄNK 08.2 - Blankett för riskbedömning vid förändringar i verksamheten, pdf

LÄNK 08.3 - Förteckning och resultat av riskbedömning och beslut om åtgärder, pdf

Här hittar du mallar för riskbedömning och handlingsplan för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet.

LÄNK 08 - Riskbedöma, vidta åtgärder, handlingsplan, rtf

LÄNK 08.1 - Blankett för riskbedömningar och handlingsplan, rtf

LÄNK 08.2 - Blankett för riskbedömning vid förändringar i verksamheten, rtf

LÄNK 08.3 - Förteckning och resultat av riskbedömning och beslut om åtgärder, rtf

 

 

De risker som ni har upptäckt ska åtgärdas så snabbt som möjligt. Det är du som arbetsgivare som ansvarar för att det blir gjort. Målet är att helt få bort riskerna ni har i er arbetsmiljö. Går inte det ska ni göra vad ni kan för att minska eller hantera risken.

Olika risker behöver åtgärdas på olika sätt. Allvarliga risker behöver åtgärdas på en gång.

Ibland går det inte att åtgärda alla risker omedelbart. Då ska ni skriva in era risker och föreslagna åtgärder i er handlingsplan. Tänk på att skriva ner vem som ska göra åtgärden och när den ska göras.

Handlingsplanen ska alltid skrivas ner, oavsett antalet anställda.

Här hittar ni exempel på hur rutiner för riskbedömning och handlingsplan kan se ut.

LÄNK Zip fil med alla exempel för riskbedömning och handlingsplaner

Här hittar ni mallar för att skriva ner vad som gäller för just er verksamhet.

LÄNK Zip fil med alla mallar för riskbedömning och handlingsplaner

 

 

Följ upp och kontrollera alla åtgärder som ni har gjort för att se till att de har fungerat som ni tänkt. En åtgärd kan skapa nya risker som ni också behöver åtgärda.

Arbetsgivaren ska utreda ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud. Ett tillbud är när något har hänt som skulle ha kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivarens utredning ska göras för att se till att det inte händer igen.

Det är arbetsgivarens ansvar att det finns ett tydligt sätt för att rapportera ohälsa, olycksfall och tillbud. Okända risker kan upptäckas och tas hand om när de har rapporterats.

Mer information om det som har rapporterats gör utredningen smidigare och bättre. Bedömningen av risker blir också bättre och förslagen på åtgärder effektivare.

LÄNK till Anmäl händelser

Utredningen är till för att förstå vad som hände, inte för att lägga skuld på någon. Utredningen behöver vara grundlig och systematiskt utförd. Den ska ta reda på alla bakomliggande orsaker till varför något hände, eller skulle kunna ha hänt.

Här hittar du exempel på hur rutiner och blanketter för rapportering och utredning kan se ut.

LÄNK 09 - Rapportera och utreda tillbud och olyckor, pdf

LÄNK 09.1 - Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor, pdf

Här hittar du mallar för rutiner och blanketter för att skriva ner vad som gäller för er egen verksamhet.

LÄNK 09 - Rapportera och utreda tillbud och olyckor, rtf

LÄNK 09.1 - Blankett för rapportering och utredning av tillbud och olyckor, rtf