Så här står det i föreskrifterna:

4 § Arbetsgivaren ska fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning.

Allmänna råd: Detta bör ske genom dialog med arbetstagaren. Det kan äga rum i samband med möten som redan sker i verksamheten, eller vid särskilda möten.

Arbetsgivaren behöver ha en genomtänkt strategi och struktur för att fortlöpande ta reda på om någon arbetstagare behöver arbetsanpassning för att förebygga ohälsa. I större verksamheter finns det ofta särskilda resurser till stöd för arbetsgivaren, till exempel en HR-avdelning. I mindre verksamheter är det ofta ägaren själv som arbetar praktiskt med arbetsanpassningen.

Tydliggör vem som tar reda på behovet

Det är viktigt att klargöra vem som gör vad så att det blir tydligt för alla i organisationen. För chefer, arbetsledare och arbetstagare är det viktigt att veta vem som tar reda på om någon har behov av arbetsanpassning.

I en stor verksamhet är det kanske naturligt att närmaste arbetsledare eller chef har till uppgift att ta reda på arbetstagarnas behov av arbetsanpassning, och i en mindre verksamhet kan det till exempel vara ägaren själv som gör detta.

Fånga upp behov av arbetsanpassning

Arbetsgivare ska säkerställa att eventuella behov om arbetsanpassning fångas upp, och det förutsätter att arbetsgivaren agerar aktivt och planerat. Det är viktigt att arbetsgivaren skaffar sig information om arbetstagarnas behov av arbetsanpassning genom dialog och ordnar mötesformer såsom återkommande medarbetarsamtal, eller samtal under eller efter en sjukfrånvaro.

Om en arbetstagare beskriver någon form av sjukdom eller begränsning som innebär en nedsatt förmåga att utföra sina arbetsuppgifter, kan det vara en anledning att ta reda på om det finns behov av arbetsanpassning.

Det kan upplevas som känsligt och svårt att prata om behovet av arbetsanpassning, och det är därför särskilt viktigt att ta hänsyn till detta vid planering av samtalen. Finns det tillräckligt med tid och går det att prata ostört?

Tidiga tecken på behov av arbetsanpassning

En arbetstagare behöver inte vara frånvarande på grund av sjukdom för att det ska bli aktuellt med arbetsanpassning. Behovet av arbetsanpassning behöver i stället fångas upp så tidigt som möjligt.

Upprepad korttidsfrånvaro på grund av sjukdom kan vara ett tecken på att en enskild arbetstagare kan behöva arbetsanpassning.

Exempel på andra tecken att vara uppmärksam på:

• Svårigheter att hinna med eller klara av arbetet.
• Försämrad koncentrationsförmåga eller minnessvårigheter.
• Svårigheter att komma igång och ta initiativ i arbetet.

Jämställdhet vid arbetsanpassning

Alla ska få samma möjligheter till arbetsanpassningsåtgärd utifrån sina individuella förutsättningar, inte efter kön.

För att verka för jämställdhet kan arbetsgivare fråga sig om de hade ställt samma frågor till arbetstagaren eller utformat arbetsanpassningen annorlunda om arbetstagaren hade haft ett annat kön.

Arbetsgivarens ansvar under arbetstagares sjukfrånvaro och rehabilitering

Vid en arbetstagares sjukfrånvaro behöver arbetsgivaren alltid bedöma om och när det är lämpligt att ta kontakt, samt när det är lämpligt att börja planera för eventuell arbetsanpassning vid återgång i arbete. Generellt är det viktigt att arbetsgivaren tar kontakt tidigt, och sedan har en regelbunden kontakt under arbetstagarens hela sjukfrånvaro.

Det är ofta bra att informera arbetstagare som är frånvarande på grund av sjukdom om vad som sker på arbetsplatsen. Är man som arbetsgivare osäker på om arbetstagaren vill ha sådan information kan man fråga. Många som är frånvarande på grund av sjukdom uppskattar att ha kontakt med arbetsplatsen och till exempel få inbjudningar till sociala aktiviteter som arbetsplatsen ordnar.

Ibland behöver en arbetstagare få rehabilitering under sjukfrånvaron, med insatser från olika aktörer för att kunna återgå i arbete. Utöver arbetsgivaren är hälso- och sjukvården, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och företagshälsovården vanliga aktörer i denna process. Arbetsanpassning är ofta en viktig del i denna rehabilitering.

Sekretess och tystnadsplikt

Uppgifter om en arbetstagares eventuella diagnos eller funktionsnedsättning omfattas av sekretess både inom hälso- och sjukvården och i Försäkringskassans verksamhet, och arbetsgivaren har ingen rätt att få ta del av sådana uppgifter.

Arbetsgivaren behöver dock få veta vilken begränsning som ska kompenseras med arbetsanpassning för att kunna genomföra en lämplig arbetsanpassning. Det behövs då en bra dialog mellan arbetsgivare och arbetstagare för att arbetsgivaren ska få ett tillräckligt underlag för att kunna ordna en lämplig arbetsanpassning.

Skyddsombud, studerandeskyddsombud eller ledamot i en skyddskommitté, har tystnadsplikt enligt arbetsmiljölagen om det som har framkommit om en arbetstagares personliga förhållanden. Detsamma gäller för andra på arbetsplatsen som har deltagit i arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet.

Rutiner

Så här står det i föreskrifterna:

5 § Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning.

Av rutinerna ska det framgå

1. vem som tar emot informationen,
2. vad som händer med informationen, och
3. vad mottagaren ska göra.

Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare. Arbetsgivare som har 10 eller fler arbetstagare ska ha skriftliga rutiner.

Även om arbetsgivaren fortlöpande ska ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning, så behöver arbetstagaren själv ha möjlighet att lyfta sitt behov av arbetsanpassning. Arbetsgivaren är skyldig att se till att arbetstagarna vet vem de ska vända sig till. Därför är det nödvändigt med noga utarbetade rutiner som är kända av alla. Rutinerna kan till exempel finnas på intranät eller i policydokument.

När det gäller mindre företag med färre än 10 arbetstagare kan det vara tillräckligt att beskriva rutinerna muntligt och då och då påminna om dem.

Om innehållet i rutinerna

Arbetsgivare ska utse någon som tar emot informationen om behov av arbetsanpassning. Det kan vara arbetsledare, närmaste chef eller någon annan som får detta uppdrag.

Rutinerna kan till exempel beskriva vilka som får del av informationen, sekretessregler och vad som händer med informationen.

Den som tar emot informationen kanske själv agerar i arbetsanpassningsprocessen, eller vidarebefordrar informationen till exempelvis HR-avdelningen för att påbörja utredning om arbetsanpassning, se 6 §.

Gå vidare i vägledningen:

Tillvägagångssätt vid arbetsanpassning