Så här står det i föreskrifterna:

6 § När ett behov av arbetsanpassning har konstaterats ska arbetsgivaren

1. så snart det är möjligt utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas,
2. därefter så snart det är möjligt genomföra arbetsanpassningen,
3. fortlöpande följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar, och
4. vid behov justera arbetsanpassningen.

Allmänna råd

Arbetsanpassning kan genomföras på många olika sätt. Det kan till exempel innebära särskild arbetsutrustning, anpassade arbetsuppgifter, anpassade arbetstider, eller förändrad arbetsfördelning.

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar finns bestämmelser om att anlita företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp utifrån, när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för arbetet med arbetsanpassning.

Utreda och utforma arbetsanpassningen

När det har framkommit att det behövs arbetsanpassning för att förebygga sjukfrånvaro, eller för att en arbetstagare ska kunna börja arbeta igen efter sjukfrånvaro, ska arbetsgivaren ta reda på vilken eller vilka åtgärder som är lämpliga. Utredningen ska utgå från vilken begränsning som finns och vad arbetstagaren kan göra. Det är viktigt att kartlägga hur arbetsuppgifterna och arbetsmiljön ser ut.

Ibland är det uppenbart vad som behöver anpassas. Då behöver arbetsgivaren inte utreda i någon större omfattning, utan kan kanske direkt efter ett kort samtal med arbetstagaren ordna den arbetsanpassning som behövs, till exempel en pall för att avlasta ett gipsat ben, eller att arbeta hemifrån under en period om det är möjligt. Andra gånger behöver arbetsgivaren mer grundligt utreda vilken arbetsanpassning som behöver göras för att arbetstagaren ska kunna fortsätta arbeta.

Begränsning av arbetsanpassning

Utgångspunkten vid arbetsanpassningsarbetet är att arbetsgivaren ska anpassa arbetsuppgifter och arbetsmiljö så mycket som behövs för att arbetstagaren ska kunna fortsätta att utföra sina arbetsuppgifter. Varje arbetsplats och arbetsuppgift kan dock inte alltid anpassas på det sätt som är önskvärt, beroende på verksamhetens förutsättningar.

Arbetsmiljölagen reglerar inte hur mycket en arbetsgivare är skyldig att arbetsanpassa. Arbetsmiljöverket kan därför inte uppge några gränser för hur mycket en arbetsgivare ska arbetsanpassa.

Riskbedömning av övriga arbetstagares arbetsmiljö vid arbetsanpassning

Arbetsanpassning för en arbetstagare kan påverka andras arbetsmiljö på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska undersöka om detta medför risk för ohälsa hos övriga arbetstagare och åtgärda de risker man upptäcker. Det kan också innebära att den planerade arbetsanpassningsåtgärden måste justeras.

Vem beslutar om arbetsanpassningen?

Efter att arbetsgivaren har gjort en utredning och fört dialog med arbetstagare och eventuellt andra involverade, så kan det ändå råda delade meningar om vad som är den bästa arbetsanpassningen. Även om samsyn är att eftersträva så är det arbetsgivaren som beslutar om arbetsanpassningen, och ansvarar för att sedan följa upp och säkerställa att den fungerar.

Stöd i arbetsanpassningsarbetet

Både arbetsgivare och arbetstagare kan behöva stöd i arbetsanpassningsarbetet. Det kan vara svårt att prata med en arbetstagare om ohälsa eller behov av arbetsanpassning. Även arbetstagaren kan behöva stöd vid samtal med arbetsgivaren om arbetsanpassningen. Det kan till exempel vara svårt att veta vad en sjukdom innebär. Här kan till exempel behandlande läkare eller företagshälsovård hjälpa till.

För arbetsgivaren kan det vara bra att ha en redan upparbetad kontakt med företagshälsovård eller annan sakkunnig hjälp innan man hamnar i en situation där man måste arbetsanpassa.

Vissa arbetsgivare har tecknat särskilda försäkringar, och det kan finnas kollektivavtalsförsäkringar där det ingår professionellt stöd som arbetsgivare kan använda sig av i denna process.

Om arbetsgivaren saknar kompetens om arbetsanpassning ska arbetsgivaren ta hjälp av företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp.

Ekonomiskt bidrag vid arbetsanpassning

Arbetsgivare kan söka ekonomiskt bidrag för stöd i arbetsanpassningsarbetet från Försäkringskassan för att förebygga och förkorta sjukfrånvaro, så kallat arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd.

Det går att ansöka om ekonomiskt bidrag till arbetshjälpmedel hos Försäkringskassan. Om arbetstagaren har varit anställd i mindre än ett år ansöker man om ekonomiskt bidrag till arbetshjälpmedel hos Arbetsförmedlingen.

Arbetsanpassningen för uthyrd personal

När det gäller arbetsanpassning för uthyrd personal finns det ofta behov av gemensamma samtal mellan arbetsgivaren, arbetstagaren och inhyraren för att en arbetsanpassning ska bli bra och följas upp på rätt sätt.

Exempel på arbetsanpassningsåtgärder

Vid arbetsanpassning kan det bli aktuellt med särskild arbetsutrustning och arbetshjälpmedel, det vill säga anpassade maskiner, anordningar, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet. Även datorutrustning, mobiltelefoner och de program eller appar som används behöver ses över ibland. Det kan vara aktuellt med förändringar i arbetsfördelning och arbetsmetoder, till exempel vad och hur mycket som ska göras. Eftersom det ofta finns särskilda behov av återhämtning när en arbetstagare kommer tillbaka efter en sjukfrånvaro kan det vara bra att se över pauser och raster. Om det är möjligt kan det vara bra att anpassa arbetstider och till exempel förskjuta arbetsdagen för arbetstagaren.

Ibland kan arbetsanpassning handla om hjälp med att prioritera mellan arbetsuppgifterna. I andra fall kan kontakten med andra, till exempel kunder, klienter och patienter, begränsas om det är möjligt. Andra åtgärder, särskilt vid längre sjukfrånvaro, kan vara särskilda utbildnings- och informationsinsatser. Andra insatser kan vara individuellt stöd och handledning i form av till exempel fortlöpande råd och instruktioner. Mentorskap under en tid, som hjälper till med exempelvis beslutsfattande, kan också vara en hjälp.

Det är viktigt att tänka på att arbetstagare kan ha olika önskemål om vad de vill berätta för andra på arbetsplatsen. Det är därför viktigt att ha en dialog med arbetstagaren om hur arbetsanpassningsåtgärderna ska kommuniceras till arbetskamraterna.

Klicka här för en högupplöst version av bilden

Exempel på arbetsanpassning på grund av fysiska, psykiska och kognitiva orsaker

Uppdelningen i fysiska, psykiska och kognitiva orsaker är ett försök att ge vägledning om lämplig arbetsanpassning inom olika områden som ibland är svåra att särskilja. Människor är komplexa och självklart kan vi drabbas av flera svårigheter samtidigt. Någon som exempelvis drabbas av ryggsmärta kan uppleva sömnstörningar och bli nedstämd och då få svårt att koncentrera sig.

Fysiska orsaker

När en arbetstagare fått en fysisk sjukdom eller skada som innebär en minskad förmåga att utföra sitt arbete, behövs det ofta en anpassning av den fysiska arbetsmiljön. Det kan innebära olika tekniska hjälpmedel eller förändringar av arbetsplatsen, till exempel speciella arbetsstolar, arbetsbord och belysning.

När någon har ett fysiskt anpassningsbehov kan det vara nödvändigt att se över utrymningsplaner och rutiner att följa vid utrymning av lokalerna, eftersom arbetstagaren till exempel kan behöva hjälp att ta sig ut.

Psykiska orsaker

Psykisk ohälsa omfattar flera olika tillstånd, med olika allvarlighetsgrad och varaktighet: från mildare och övergående besvär, till långvariga tillstånd som kraftigt påverkar funktionsförmågan. Begreppet kan alltså omfatta allt från lättare tillstånd av oro eller nedstämdhet till svåra psykiatriska tillstånd som bör behandlas av hälso- och sjukvården, till exempel depression, ångestsyndrom eller schizofreni. Det vill säga hälsotillstånd som kan påverka en mängd funktioner även om de inte alltid syns på utsidan.

Arbetsanpassningsåtgärderna på grund av psykiska orsaker skiljer sig oftast inte från de vid fysiska orsaker. Det kan på samma sätt innebära anpassning av krav, arbetsfördelning, verktyg och arbetsmetoder. Däremot kan arbetstagaren oftare i dessa fall ha större behov av avskildhet och lugn och ro. Ibland kanske arbetstagaren till exempel behöver kunna begränsa sina kontakter med andra.

För många är det svårt att tala om psykisk ohälsa. Det kan också vara svårt att förstå hur psykisk ohälsa påverkar människor. I de lägena kan det vara extra viktigt att kontakta företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig för att få stöd vid arbetsanpassning.

Kognitiva orsaker

En del sjukdomar och skador på hjärnan kan påverka en persons förmåga att lära, tolka sinnesintryck, koncentrera sig, planera och fatta beslut. Även minnet kan påverkas. Det kan till exempel handla om utmattningssyndrom, stroke, och olyckor där någon slagit i huvudet, samt neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Det kan leda till att arbetstagaren lättare blir uttröttad och behöver mer tid för att utföra sina arbetsuppgifter.

Även i dessa situationer kan det vara svårt att förstå hur människor påverkas. Det är då viktigt att arbetsgivaren tar hjälp av företagshälsovård eller annan sakkunnig vid arbetsanpassning.

Följa upp och justera arbetsanpassningen

En anpassningsåtgärd kan planeras bli tillfällig, när behovet förväntas vara övergående. En anpassning kan också behöva pågå på obestämd tid om arbetstagarens nedsättning är bestående. Det är därför viktigt att se över pågående arbetsanpassningar vid till exempel omorganisationer och verksamhetsförändringar.

Uppföljning är en nödvändighet för att arbetsanpassningen ska bli så bra som möjligt. Uppföljningen kan bestå av regelbundna möten för att se om arbetsanpassningen fungerar, om ändringar och justeringar behöver göras, eller om den kan avslutas.

Arbetstagares och skyddsombuds medverkan

Så här står det i föreskrifterna

7 § Arbetsgivaren ska ge berörd arbetstagare möjlighet att medverka i utredning, utformning och uppföljning av arbetsanpassningen.

Allmänna råd: Skyddsombudets uppgifter i samband med arbetsanpassningen regleras i 6 kap. 4 § arbetsmiljölagen (1977:1160).

Arbetsgivaren behöver göra arbetstagaren så delaktig som möjligt i arbetsanpassningen för bästa resultat. Att bjuda in till väl förberedda möten med en tydlig agenda på en plats som är lämplig för arbetstagaren, med tillräckligt tid för mötet, är en bra utgångspunkt för detta.

I vissa fall kan det vara bra att arbetstagaren har någon med sig som stöd i möten om arbetsanpassning med arbetsgivaren. Stödet kan vara en extern person eller någon inom organisationen.