Systematiskt arbetsmiljöarbete – ett bra verktyg för politiskt valda i kommun och regioner

Du som är politiker i fullmäktige, styrelse och nämnd är yttersta representant för kommun och region som arbetsgivare. Som politiker i fullmäktige ger du förutsättningarna för arbetsmiljöarbetet. Du som är politiker är den som ska se till att arbetsmiljölagen följs i verksamheten.

Merparten av arbetsmiljöarbetet sköts i praktiken av tjänstemännen. I det vardagliga arbetet fattar de beslut efter delegation från nämnden.

Systematiskt arbetsmiljöarbete är till hjälp för dig som är politiker

Hur ska då du utifrån din position som politiker se till att det är en bra arbetsmiljö för arbetstagarna i våra skolor, på våra sjukhus, socialkontor, tekniska enheter och i omsorgsarbetet med gamla och sjuka?

Genom systematiskt arbetsmiljöarbete, kan du styra verksamheten, så att arbetstagare och elever får en bra arbetsmiljö, både organisatoriskt, fysiskt och socialt.

Arbetsgivaren ska systematiskt undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker för ohälsa och olycksfall. Riskerna ska alltid åtgärdas. Åtgärder som inte görs genast ska tas upp i en handlingsplan.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska vara inordnat i verksamheten. Det innebär bland annat att när ni fattar beslut om verksamhet och budget ska ni också beakta konsekvenserna gällande arbetsmiljön.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan med personal, skyddsombud och elever.

Reglerna finns i föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. De tydliggör arbetsmiljölagens krav på arbetsgivaren att systematiskt undersöka, riskbedöma, genomföra och följa upp verksamheter så att arbetsmiljön blir bra.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2023:1), föreskrifter

Kommun- och regionfullmäktiges uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet

• Fastställa en skriftlig arbetsmiljöpolicy i samband med att mål och riktlinjer tas fram för kommunen eller regionen.
• Fördela ansvarsområden till nämnderna och skriva in uppgifterna i reglementen för nämndernas verksamhet och arbetsformer. Se till att ingen arbetsmiljöfråga hamnar mellan nämnderna.
• Följa upp 1 gång per år att nämnden driver verksamheten i enlighet med arbetsmiljöpolicyn och årligen följer upp sitt systematiska arbetsmiljöarbete.
• Ge nämnderna ekonomiska resurser för arbetsmiljöarbetet.

Nämnden – har dessa uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet

• På uppdrag av fullmäktige se till att verksamheten drivs i enlighet med arbetsmiljölagen och föreskrifterna för arbetsmiljön.
• Verkställa fullmäktiges beslut och bland annat se till att konkreta arbetsmiljömål tas fram.
• Se till att fördela uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet till förvaltningschefen.
• Se till att förvaltningschefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens för att kunna bedriva arbetsmiljöarbetet.
• Ge förvaltningschefen rätt att fördela uppgifter så långt ut i organisationen så att det systematiska arbetsmiljöarbetet kan bedrivas ute på arbetsplatserna och att tillräckliga befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens följer med.
• Se till att konsekvenserna för arbetsmiljön bedöms vid planerade förändringar innan dessa genomförs.
• Se till att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön kan vidtas genom att ta med arbetsmiljöinvesteringar i det årliga budgetförslaget.
• Se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp minst 1 ggr/år och fungerar både på förvaltningsnivå och ute på enheterna.

Hur får du som politiker veta vad arbetsmiljön kräver?

Att undersöka och riskbedöma

Hur ska du som politiker kunna veta vilka investeringar i arbetsmiljön som behövs? Svaret finns i de undersökningar av arbetsförhållandena som ska göras regelbundet och som ska följas av en bedömning av risker för ohälsa och olycksfall. 

Undersökningarna ska göras på alla nivåer. Det kan till exempel vara skyddsronder, enskilda samtal med arbetstagarna, personalmöten, olika typer av mätningar av buller och luftföroreningar, medicinska kontroller, enkäter och intervjuer. Här är alla nivåers chefer viktiga från gruppchef, klinikföreståndare, enhetschefer till förvaltningschefer för att kunna följa det systematiska arbetsmiljöarbetet från alla nivåer.

Efter en undersökning ska risker bedömas och åtgärdas. Om åtgärderna inte genomförs direkt så ska de föras in i en skriftlig handlingsplan.

Vissa åtgärder kan inte beslutas av närmaste chef utan behöver lyftas vidare. Åtgärdsförslag förs därför vidare upp till den chef som kan fatta beslut. Ibland ända upp till förvaltningschef. I vissa fall måste nämnden, styrelsen eller fullmäktige ta ställning. 

Handlingsplan på förvaltningsnivå

Det är praktiskt att göra en enda handlingsplan med beslutade åtgärder på högsta förvaltningsnivå. Planen är en utgångspunkt för nämndens budgetarbete.

En handlingsplan ska innehålla

• Åtgärder som förbättrar arbetsmiljön så att arbetstagare inte drabbas av ohälsa eller olycksfall.
• Tidpunkt när åtgärderna ska vara genomförda.
• Vem som ska se till att åtgärderna genomförs i tid.
• Arbetsgivaren ska också kontrollera att åtgärderna fått avsedd effekt och ange tidpunkt för när kontroll ska ske.
• Åtgärder som nämnden inte kan besluta om behöver föras vidare till nästa politiska nivå. Detta kan till exempel gälla större ombyggnationer, större förändringar av uppdrag, personalförändringar, lokalförändringar eller minskade anslag.

Riskbedömning av arbetsmiljön vid förändringar

Om fullmäktige beslutat om minskade resurser för exempelvis kirurgavdelningen eller barn- och ungdomsnämnden påverkar detta verksamheten. 

Den minskade budgeten kanske innebär att det blir tal om personalneddragningar. Innan dessa kan genomföras ska nämnden se till att det finns en skriftlig riskbedömning.

En riskbedömning vid förändringar ska innehålla

• Vilka ändringarna är – exempelvis utökning, förändrade uppdrag, minskade anslag, lokalförändringar
• Var ändringarna ska göras – till exempel på Förskolan ”Arbetsmyran”
• Vilka grupper som påverkas av ändringarna – till exempel kvarvarande personal
• Vilka risker för ohälsa och olycksfall som ändringarna bedöms medföra – till exempel ohälsa på grund av psykisk påfrestning av för stor arbetsmängd

Åtgärder ska genomföras för att få bort eller minska riskerna så snart det är praktiskt möjligt. Det som inte görs genast ska skrivas upp i en handlingsplan. Arbetsmiljölagen godtar inte att arbetsgivaren låter bli att vidta åtgärder på grund av dålig ekonomi.

Chefer och arbetsledare ute i verksamheten behöver kunskaper om arbetsmiljön

Chefer och arbetsledare behöver kunskaper om hur arbetsmiljöfrågor kan hanteras och hur ohälsa och olycksfall kan förebyggas. Chefer och arbetsledare behöver tillräckliga kunskaper, resurser och tid till att arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete.

Arbetsmiljöproblem ska få sina lösningar – ett exempel

Vi tar som exempel en skola med dålig luft där arbetstagare och elever har huvudvärk och allergibesvär. Skolnämnden kan inte ställa in skolverksamheten på grund av att budgeterade medel inte räcker till ett nytt ventilationssystem. Då omfördelar nämnden troligen tillgängliga resurser. Om det inte är tillräckligt kan nämnden bli tvungen att skjuta upp viss skolverksamhet, flytta verksamheten till andra lokaler, låna eller hyra lämplig utrustning eller införa nya rutiner som kan förbättra luftkvaliteten.

Politiker måste alltid förvissa sig om att arbetstagarna inte utsätts för risker för ohälsa eller olycksfall i arbetet.

Ingen lag tar över någon annan

Verksamheten i kommun och region regleras i olika lagar. Det gäller exempelvis lagen om stöd och service till funktionshindrade, hälso- och sjukvårdslagen, skollagen och socialtjänstlagen. Arbetsmiljölagen är juridiskt likställd med övriga lagar. Ingen lag tar alltså över någon annan. Arbetsgivaren måste i en konkret situation förena arbetstagarnas, brukarnas, elevernas, patienternas och klienternas intressen.

Arbetsmiljöansvar och straffansvar

Arbetsmiljöansvaret för kommun och region som arbetsgivare framgår av arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Det är fråga om insatser som arbetsgivaren är skyldig att genomföra för att förebygga att arbetstagare inte drabbas av ohälsa eller olycksfall.

Arbetsmiljöverket har tillsyn över arbetsmiljölagen och före-skrifterna och kontrollerar att arbetsgivaren följer dessa. 

Arbetsmiljöverket beslutar om föreläggande och förbud

Om arbetsgivaren inte lever upp till sitt arbetsmiljöansvar kan Arbetsmiljöverket besluta om föreläggande eller förbud, med eller utan vite, mot arbetsgivaren. Besluten kan överklagas hos förvaltningsrätten. Om Arbetsmiljöverkets beslut står fast kan förvaltningsrätten döma ut vitet. Ett beslut utan vite kan leda till straff, böter eller fängelse. Både tjänstemän och politiker kan drabbas av straff.

Sanktionsavgifter

För vissa av bestämmelserna i våra föreskrifter gäller att arbetsgivaren kan bli skyldig att betala en sanktionsavgift. Avgiftens storlek beräknas i de flesta fall efter antalet sysselsatta i organisationen. Arbetsgivare med 500 eller fler sysselsatta betalar maximal avgift oavsett hur många som är sysselsatta. I vissa fall tas sanktionsavgiften ut med ett fast belopp.

Arbetsplatsolyckor kan utredas av polis och åklagare

Arbetsgivaren är skyldig att anmäla arbetsplatsolyckor och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket. Om ett olycksfall inträffar på en arbetsplats kan polis och åklagare kopplas in och åtal så småningom väckas mot en eller flera enskilda personer. Vid fällande dom är straffpåföljder böter eller fängelse. Både tjänstemän och politiker kan drabbas av straffpåföljd.

Du som är politiker i fullmäktige, styrelse eller nämnd är yttersta representant för kommun och region som arbetsgivare. 

Genom systematiskt arbetsmiljöarbete, kan du styra verksamheten, så att arbetstagare och elever får en bra arbetsmiljö, både organisatoriskt, fysiskt och socialt.