Arbetsgivaren ansvarar för att förebygga de organisatoriska och sociala riskerna i arbetsmiljön:

• ohälsosam arbetsbelastning
• kränkande särbehandling
• arbetstidens förläggning (det vill säga när arbetet ska utföras).

Ta fram rutiner som hjälper till att komma åt risker i arbetsmiljön

För att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska bli en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, behövs det rutiner som hjälper till att komma till rätta med de brister som finns i arbetsmiljön. Det handlar bland annat om rutiner för att

• undersöka de delar av arbetsmiljön som föreskrifterna anger
• bedöma om det finns risker i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa, på kort eller lång sikt
• vidta åtgärder för att åtgärda riskerna, det vill säga ta bort dem helt eller förebygga att de inträffar
• följa upp att åtgärderna har förbättrat arbetsmiljön.

Det ska också finnas rutiner som beskriver hur arbetstagare och skyddsombud kan medverka, hur arbetsmiljöuppgifter ska fördelas och hur de som behöver kunskap ska få det.

Åtgärda risker i arbetsmiljön så fort de upptäckts

Åtgärda risker så fort de upptäcks, annars kan situationen förvärras och bli svårare att göra något åt. Det är till exempel svårare att reparera relationer och tillit efter att en arbetstagare redan har blivit utsatt för kränkande särbehandling. Därför är det viktigt att hitta brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön så tidigt som möjligt, och genast åtgärda dem.

Hög personalomsättning kan till exempel bli en ond spiral som kan vara svår att vända:

1. Kunniga och erfarna medarbetare slutar av något skäl.
2. Det går inte att hitta nya kunniga medarbetare, istället anställs medarbetare utan djupare kunskaper om arbetet.
3. De som är anställda har inte tillräckliga kunskaper för att känna sig trygga i sina arbetsuppgifter, och har ingen att fråga.
4. Ännu fler slutar innan de har blivit tillräckligt kunniga för att kunna handleda sina kollegor.

Riskbedöm organisationen, inte personen

Det är det arbete som ska utföras i en funktion, befattning, tjänst eller yrkesroll som ska riskbedömas – oavsett vem som ansvarar. Det är viktigt att komma ihåg att riskbedömningen ska gälla det arbete som ska utföras – inte den enskilda arbetstagaren som utför det.

I stora verksamheter finns det ofta flera arbetstagare med samma funktion, medan det i en liten verksamhet kanske bara är en enda arbetstagare som har en specifik yrkesroll.

Ge cheferna förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken

Chefer och arbetsledare behöver inte bara kunskaper om arbetsmiljöarbetet. De måste också ha förutsättningar att arbeta praktiskt med att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. En tidspressad chef som saknar stöd har inte möjligheter att omsätta sina kunskaper i praktiken, och kan därmed inte bedriva ett förebyggande arbetsmiljöarbete.

Skapa dialog mellan chefer och arbetstagare

För att en arbetsgivare ska kunna bedriva ett effektivt arbetsmiljöarbete krävs ofta en dialog med arbetstagarna. Det är särskilt viktigt när det gäller de organisatoriska och sociala arbetsmiljöriskerna, eftersom de inte alltid går att upptäcka på samma sätt som fysiska risker. Arbetstagare och chefer behöver därför samtala om förutsättningarna för arbetet. Regelbundna och formella forum för arbetsmiljöfrågor, exempelvis arbetsplatsträffar, är viktiga. Men även samtalen i vardagen är en källa till information.

Du hittar stöd för att veta vilka risker dialogen ska handla om i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar, kap. 2. 

Arbetstagarna kan bidra till arbetsmiljöarbetet genom att berätta för sin chef om de brister de ser. De kan också berätta för sitt skyddsombud. Om arbetstagarna är involverade i arbetsmiljöarbetet och vet vilka åtgärder som planeras på arbetsplatsen, kan det vara ett stöd för hur de själva ska agera.

Identifiera riskerna, bedöm allvarlighetsgraden och vidta åtgärder

Riskerna i arbetsmiljön kan se olika ut för olika grupper av arbetstagare. För att identifiera hur riskerna ser ut för olika funktioner (befattning, tjänst, yrke) kan en medarbetarenkät vara till hjälp. Det räcker dock inte att endast redovisa det totala medelvärdet. Då är det lätt att missa skillnader mellan olika grupper.

Dokumentera och beskriv riskerna

För att arbetsgivaren ska kunna veta vilka åtgärder som behövs måste risken beskrivas så konkret att det framgår tydligt vad som behöver förbättras i arbetsmiljön. ”Stress” är till exempel inte en konkret risk.

Exempel på konkreta risker:

• Otydliga förväntningar: ”Jag vet inte hur jag förväntas lämna över till min kollega: muntligt eller skriftligt. ”

• Otillräcklig kompetens: ”Det här arbetsmomentet har tillkommit under min semester – jag vet inte hur jag ska utföra det.”

Bedöm hur allvarliga riskerna är

Genom att dokumentera riskerna blir det lättare att bedöma hur allvarliga de är, och i vilken grad de kan påverka arbetstagarnas ohälsa på kort och lång sikt. Ohälsa på grund av organisatoriska och sociala faktorer tar längre tid att utveckla, men kan också ta längre tid att tillfriskna från.

Åtgärda riskerna

När riskerna är identifierade och bedömda är det dags att vidta åtgärder. Kom ihåg att åtgärder för att minska riskerna ska vara på organisationsnivå och inte handla om hur enskilda arbetstagare hanterar sin arbetssituation. Genom att organisera om och använda de resurser som redan finns på ett bättre sätt kan kraven minska på arbetstagarna.

Risken för ohälsosam arbetsbelastning kan åtgärdas på flera sätt:

• minska arbetsmängden
• förändra arbetssättet
• öka bemanningen
• tillföra relevant kunskap för uppgiften.

Det gäller dock att vara uppmärksam så att en åtgärd inte leder till nya risker. Åtgärder för en grupp av arbetstagare får inte skapa risker för andra.

Glöm inte att följa upp genomförda åtgärder

Det bästa sättet att kontrollera om en åtgärd har fått avsedd effekt är att följa upp den. Har åtgärden genomförts och har den minskat risken? Om risken kvarstår trots åtgärden kan det betyda att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte är effektivt och behöver revideras.

LÄNK: systematiskt arbetsmiljöarbete

LÄNK till kapitel: Kap. 2 Organisatorisk och social arbetsmiljö i Planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:2)