Arbetsgivaren ansvarar för att förebygga de organisatoriska och sociala riskerna i arbetsmiljön:

• ohälsosam arbetsbelastning
• kränkande särbehandling
• arbetstidens förläggning (det vill säga när arbetet ska utföras).

Ta fram rutiner som hjälper till att komma åt risker i arbetsmiljön

För att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ska bli en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, behövs det rutiner som hjälper till att komma till rätta med de brister som finns i arbetsmiljön. Det handlar bland annat om rutiner för att

• undersöka de delar av arbetsmiljön som föreskrifterna anger
• bedöma om det finns risker i arbetsmiljön som kan leda till ohälsa, på kort eller lång sikt
• vidta åtgärder för att åtgärda riskerna, det vill säga ta bort dem helt eller förebygga att de inträffar
• följa upp att åtgärderna har förbättrat arbetsmiljön.

Det ska också finnas rutiner som beskriver hur arbetstagare och skyddsombud kan medverka, hur arbetsmiljöuppgifter ska fördelas och hur de som behöver kunskap ska få det.

Åtgärda risker i arbetsmiljön så fort de upptäckts

Åtgärda risker så fort de upptäcks, annars kan situationen förvärras och bli svårare att göra något åt. Därför är det viktigt att hitta brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön så tidigt som möjligt, och genast åtgärda dem.

Som exempel kan för hög arbetsbelastning bli till en negativ spiral som kan vara svår att vända:

1. Arbetssituationen gör att några kunniga och erfarna arbetstagare slutar.
2. Det går inte att hitta nya kompetenta arbetstagare.
3. De som är kvar får en ännu högre arbetsbelastning.
4. Det gör att ännu fler slutar.

Riskbedöm organisationen, inte personen

Som arbetsgivare ska du riskbedöma förutsättningarna för det arbete som ska utföras i en funktion, befattning, tjänst eller yrkesroll – oavsett vem som ansvarar. Det är viktigt att komma ihåg att riskbedömningen ska gälla det arbete som ska utföras – inte den enskilda arbetstagaren som utför det.

I stora verksamheter finns det ofta flera arbetstagare med samma funktion, medan det i en liten verksamhet kanske bara är en enda arbetstagare som har en specifik yrkesroll.

Ge cheferna förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken

Chefer och arbetsledare behöver inte bara kunskaper om arbetsmiljöarbetet. De måste också ha förutsättningar att arbeta praktiskt med att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. En tidspressad chef som saknar stöd har inte möjligheter att omsätta sina kunskaper i praktiken, och kan därmed inte bedriva ett förebyggande arbetsmiljöarbete.

Skapa dialog mellan chefer och arbetstagare

För att en arbetsgivare ska kunna bedriva ett effektivt arbetsmiljöarbete krävs ofta en dialog med arbetstagarna. Det är särskilt viktigt när det gäller de organisatoriska och sociala arbetsmiljöriskerna, eftersom de inte alltid går att undersöka på samma sätt som fysiska risker. Arbetstagare och chefer behöver därför samtala om förutsättningarna för arbetet. Regelbundna och formella forum för arbetsmiljöfrågor, exempelvis arbetsplatsträffar, är viktiga. Men även samtalen i vardagen är en källa till information.

Du hittar stöd för att veta vilka risker dialogen ska handla om i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:2) om planering och organisering av arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar, kap. 2. 

Arbetstagarna kan bidra till arbetsmiljöarbetet genom att berätta för sin chef om de brister de ser. De kan också berätta för sitt skyddsombud. Om arbetstagarna är involverade i arbetsmiljöarbetet och vet vilka åtgärder som planeras på arbetsplatsen, kan det vara ett stöd för hur de själva ska agera.

Identifiera riskerna, bedöm allvarlighetsgraden och vidta åtgärder

Riskerna i arbetsmiljön kan se olika ut för olika grupper av arbetstagare. För att identifiera hur riskerna ser ut för olika funktioner (befattning, tjänst, yrke) kan en medarbetarenkät vara till hjälp. Det räcker dock inte att endast redovisa det totala medelvärdet. Då är det lätt att missa skillnader mellan olika grupper.

Dokumentera och beskriv riskerna

För att arbetsgivaren ska kunna veta vilka åtgärder som behövs måste risken beskrivas så konkret att det framgår tydligt vad som behöver förbättras i arbetsmiljön. ”Stress” är till exempel inte en konkret risk.

Bedöm hur allvarliga riskerna är

När man bedömer riskerna är det viktigt att ta hänsyn till att de kan påverka arbetstagarnas ohälsa på kort och lång sikt. Sjukdomar på grund av organisatoriska och sociala faktorer kan ibland ta längre tid att utveckla, och kan också ta längre tid att tillfriskna från.

Åtgärda riskerna

När riskerna är identifierade och bedömda är det dags att vidta åtgärder. Kom ihåg att åtgärder för att minska riskerna behöver vara på organisationsnivå och inte handla om hur enskilda arbetstagare hanterar sin arbetssituation.

Risken för ohälsosam arbetsbelastning kan åtgärdas på flera sätt, exempelvis:

• minska arbetsmängden
• förändra arbetssättet
• öka bemanningen
• tillföra relevant kunskap för uppgiften.

Det gäller dock att vara uppmärksam så att en åtgärd inte leder till nya risker. Åtgärder för en grupp av arbetstagare får inte skapa risker för andra.

Glöm inte att följa upp genomförda åtgärder

Det bästa sättet att kontrollera om en åtgärd har fått avsedd effekt är att följa upp den. Har åtgärden genomförts och har den minskat risken? Om risken kvarstår trots åtgärden kan det betyda att det systematiska arbetsmiljöarbetet inte är effektivt och behöver revideras.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd